PRIVATARKIVPOLITIKK

Definisjoner

Privatarkiv: arkivmateriale som ikke er skapt av en offentlig virksomhet. Eksempler på arkiv etter private aktører er bedriftsarkiv, (frivillig) organisasjonsarkiv, forening-/lagsarkiv og arkiv etter en privatperson. Arkivene varierer svært i omfang, fra kun én protokoll/arkivboks, og opp til flere titalls hyllemeter.

Historikk

De første 10 årene etter opprettelsen av IKA, ble mange av privatarkivene som i dag er oppbevart i kommunenes fjernarkiv, oppsporet og ordnet for oppbevaring samt registrert i kommunens arkivkatalog. Etter den tid har fokuset på privatarkiv vært noe mindre og ikke systematisk rettet.

IKA’s anbefaling

Privatarkiv kan gi et rikt innblikk i lokalsamfunnet i den enkelte kommune og region. Mange privatarkiv kan være sterkt knyttet til offentlig administrasjon, f.eks. lærerlag, politiske partier, idrettslag med mer. I tillegg kan arkiv etter hjørnesteinsbedrifter, turistmål eller severdigheter bidra til å belyse lokalhistorien og lokalsamfunnet. IKA ser derfor positivt på å forvalte privatarkiv for, og sammen med kommunene. Vi vil likevel presisere følgende:

• Kommunen må selv gjøre en vurdering i hvert tilfelle det er aktuelt å ta imot privatarkiv. Denne vurderingen bør ta stilling til verdien av arkivskapers rolle i lokalsamfunnet, bevaringsverdien av arkivmaterialet og ordningsgrad og tilstand til arkivmaterialet. IKA bistår gjerne i denne vurderingen.
• Det har tidligere vært en praksis å deponere privatarkiv hos kommunen. Det er ikke anbefalt. Private arkivskapere bør si fra seg eierskapet til kommunen, og kommunen kan i neste steg eventuelt deponere arkivet hos IKA.  
• Det kan forekomme kostnader med ordning av arkivmaterialet. Denne kostnaden bør, dersom mulig, dekkes av arkivskaper, men i noen tilfeller må kommunen ta på seg kostnadene, enten direkte eller via IKA.
• Kommunen kan stille krav til arkivskaper, blant annet i forbindelse med ordning og kostnader direkte forbundet med arkivmaterialet.
• Privatarkiv behandles på lik linje med offentlig arkiv når det er deponert hos IKA, dette gjelder også eventuelle kostnader ved deponering. 

For noen private virksomheter som er av særlig verneverdig interesse, kan det være aktuelt å avlevere materialet til Arkivverket. Kontakt eventuelt Statsarkivet i Stavanger ved spørsmål.

Ytterligere informasjon om behandling av privatarkiv finnes på Riksarkivets hjemmeside eller på IKAs hjemmeside.